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メールの書き方、新社会人のための5つのルール

2009年04月24日


社会人になると、配属セクションにもよりますが、学生のときとは比べものにならないほどメールを書くケースが増えます。
そんな新社会人に向けて、CNETでは5つの心得を紹介しています。内容は次の通りです。

(1) 読み手の立場に立って書こう。読み手の知識と経験に注意を払うこと。読み手が頭文字を取って作られた用語や略語を知っていると仮定すべきではない。

(2) 背景にある情報を含めよう。最初の質問に答えてもらうために、必要な情報の説明に3度もやりとりをしなくてはならないよう、メールにはあらかじめ必要な情報を含めた方がよい。

(3) 質問をあらかじめ予想しよう。そうすることで、必要な背景情報を含めたり、添付ファイルを追加したりすることができる。

(4) できるだけ短く書こう。電子メールが長ければ長いほど、受信者が時間があるときに「後で見よう」と決めて、後回しにされてしまう可能性が高まる。

(5)  BLUFの実行。「Bottom Line Up Front(初めに結論を書く)」。

(参考:ZDNET)

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