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読めないメールが続出!? 最新の「Outlook 2003」とその応急対策



ついに「あの新機能」を搭載したソフトウェア「Outlook 2003」がリリースされた。説明するまでもなく「Outlook」はメール機能を備えたマイクロソフト社の情報管理ソフト。定番ソフトのひとつで、「Outlook 2003」はその最新版である。新発売の「Office 2003」シリーズに同梱されている。


気になっていた「あの新機能」とは、「プライバシー保護機能」である。本来、HTML メールは、開封したりプレビューした際に、 Web サーバーから画像やロゴをダウンロードして表示する。ところが今回リリースされたバージョンの既定(デフォルト設定)では、このダウンロードを阻止する設定になっている。 これはユーザーの立場にたったプライバシー保護の機能だ。企業と顧客の関係性を明確化できるという意味でも、この考え方は歓迎である。


話を戻して、HTML メールでダウンロードを阻止する設定とはどういうことがというと、メール本文中の画像部分は表示されないということだ。それがたとえ許諾を得た(オプトイン手続きを経た)メールでも、 HTML メールである限り例外ではない。その代わりにその画像部分に次のようなメッセージが表示される。


画像をダウンロードするには、ここを右クリックします。プライバシー保護を促進するため、この画像はインターネットから自動的にダウンロードされません。


画像ごとにこのメッセージが表示されるので、画像を多く配した場合だと、その数だけ画面中に同じメッセージが表示されることになる。 1通のメール中に画像が10あれば、画面のあちこち10か所にこのメッセージがちりばめられる(開封した瞬間、唖然とする場面でもある)。


ユーザーがこの状態から抜け出して正常に画面を見るためには、マウスの補助ボタンをクリック(一般に「右クリック」と呼ばれるボタンだが、左利きの場合は「左クリック」)し、「画像のダウンロード」を選択しなければならない。これで初めて画像部分が表示される。


もし読者がきちんと定期的に読んでいるメールで、今後も画像を自動的に表示したい(以前のバージョンのように閲覧したい)という場合は、ユーザー自身がインフォメーションバー部分をクリックするかまたはメール文中の画像部分でマウスの補助ボタンをクリックし、表示されるメニューの3番目にある「送信者を[差出人セーフリスト]に追加」をクリックして登録しなければならない(...、ふう...)。


このように文章にするだけでもウンザリする作業だが、それはともかくとして、HTML メールを配信する場合のとりあえずの応急対策としては、次のことを考えたい。ちなみにこれはきちんとしたパーミションを有し、マーケティングの観点から読者と関係性が成立しているのを前提としていることに留意されたい。


【1】 メールの冒頭部分で、「Outlook 2003」利用者への画像表示についての注意を明記する。さらに、どのようなアクションをすべきか(右クリックする、など)を文中で提案したい。


【2】 配信するメールアドレスはできる限り同一のものとする。読者がせっかくひとつのアドレスをセーフリストに追加したとしても、別のアドレスで配信した HTML メールの画像はブロックされる。ドメインごとセーフリストに追加するというオプションもあるものの、読者がそれを選択するという希望的解釈は避けたいところ。読者キャンペーンなどでドメインは同じだがアドレスは異なるというケースを見受けるが、これからは社内で調整したい。


【3】 できることなら、レイアウト全体の見直しもおこない、文頭(少なくとも1行目)ではテキストが表示されるようにしたい。そうでないと文頭から「画像をダウンロードするには、ここを右クリック......」という暗澹たる書き出しのメールになってしまう。そして同時にその1行目~2行目ではテキスト文章で企業名やブランド(または媒体)のアイデンティティを確保したい。


【4】 同じくレイアウトであるが、幅広の固定レイアウトでデザインしてあると、「Outlook 2003」の既定(デフォルト設定)の画面では横スクロールが現れ、右端が切れて読めないことも起こりうる。ある程度のサイズまでは可変レイアウト(リキッドレイアウト)に変更するなどして対応を考えたい。


【5】 配信申込(オプトイン手続き)のページで、新規の登録者に対して、「Outlook 2003」を利用している場合は「送信者を[差出人セーフリスト]に追加」の作業が必要なことを伝え、その手続きを促す。


【6】 画像がハイパーリンクでない限り、画像部分に代替テキストを入力する。意外にも HTML メールの場合は蔑ろにされているケースが多い。代替テキストは「画像をダウンロードするには、ここを右クリック......」の文章の後ろに続いて表示されるだけなので、それほど効果的とは言えないが、例の憂鬱な文字列だけよりはいい。


とりあえずおこなうべき対応を列記したが、これらは応急対策でしかない。


もし読者(ユーザー)にとって関係性の薄いメールだったとしたら、果たして前述のような煩雑な作業をしてくれるかは大きな疑問だ。それは今後、加速的に低下していくであろう開封率からも読み取ることができるだろう(向こう1年間でマーケティング担当者が愕然とする場面でもある)。


そうなのであれば、この際、根本的なポジションを考えるいい機会かも知れない。ことあるごとに提唱していることではあるが、これを機会に、現在あるメールアドレスのリストを見直してはどうだろうか。具体的には「引き続きご購読いただけるのであれば、こちらをクリック」として再オプトイン手続きを促し、アドレスそのものをクリーニングする。言ってみればアドレスの衛生管理だ。


ここでクリックしてくれない読者は、その媒体のコンテンツに価値を感じていないか(つまり毎回配信されるたびに、ウンザリしながら削除をしていたということだ)、もしくは再オプトインを依頼したそのメールすら読まずに差出人名や件名だけで削除しているか、のいずれかでしかない。


いよいよ、いかにして顧客のエンゲージを得るかが重要になってくる。保有するアドレスの絶対数(クアンティティ)崇拝の時代は終わり、これからは質(クオリティ)重視の時代である。



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